Bắt đầu một công việc mới là một bước đi thú vị trong hành trình sự nghiệp của bất kỳ ai. Tuy nhiên, cùng với sự mong đợi và háo hức bắt đầu, thường có một danh sách kiểm tra các nhiệm vụ hành chính và thủ tục giấy tờ cần hoàn thành. Một câu hỏi phổ biến được đặt ra ở các nhân viên mới là liệu họ có cần nộp giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ tùy thân cho người sử dụng lao động hay không.
Câu trả lời cho câu hỏi này khác nhau tùy thuộc vào một số yếu tố, bao gồm chính sách của công ty, yêu cầu pháp lý và tính chất công việc.
Theo Sở LĐ-TB-XH TP.HCM, quy định tại điều 16 bộ luật Lao động năm 2019 về nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động nêu rõ:
- Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.
- Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.
Tại khoản 1, điều 17 bộ luật Lao động năm 2019 có quy định về hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động: “Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động”.
Hiện nay, một bộ hồ sơ ứng tuyển công việc có một số loại giấy tờ như bản sao CCCD, đơn ứng tuyển, hồ sơ cá nhân (CV), sơ yếu lí lịch, giấy khám sức khỏe, bản sao các bằng cấp, chứng chỉ liên quan, ảnh chân dung.
Nếu người lao động trúng tuyển vào làm việc thì công ty sẽ giữ các hồ sơ này để để đăng ký lao động, tham gia bảo hiểm xã hội, kê khai thuế… Tuy nhiên, công ty không được phép giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Do đó, người lao động nên tự trang bị cho mình bản sao những giấy tờ cần thiết khi ứng tuyển một vị trí việc làm nào đó.
Đồng thời, khi người lao động nghỉ việc, công ty có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.
Ngoài ra, công ty còn có trách nhiệm cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu và các chi phí sao, gửi tài liệu sẽ do người sử dụng lao động trả.
